Nota de óculos rejeitada: as causas mais comuns e como evitar cada uma

A pior hora de descobrir um cadastro incompleto é com o cliente na sua frente. A SEFAZ recusa a nota inteira por causa de um campo, e devolve um código numérico que ninguém no balcão sabe traduzir.

As causas que mais aparecem

Item sem NCM ou com formato errado

O código tem exatamente oito dígitos. Cadastro com quatro, com pontos ou vazio derruba a nota. É a causa número um em ótica que acabou de migrar.

Código de tributação incompatível com o regime

Três dígitos onde deveria ter dois, ou o contrário. Costuma vir de catálogo copiado de outra loja com regime diferente.

CSC não cadastrado

O Código de Segurança do Contribuinte é exclusivo da NFC-e e é o que assina o QR Code. Sem ele a nota não existe, e o erro não é óbvio para quem nunca ouviu falar dele.

Certificado vencido

Doze meses passam rápido. A emissão simplesmente para, geralmente no dia mais movimentado.

Data e hora fora da janela

A SEFAZ aceita uma diferença pequena entre o horário da nota e o horário dela. Computador com relógio errado gera rejeição por atraso, e ninguém suspeita do relógio.

Total que não fecha

A soma dos itens menos descontos precisa bater com o total e com as formas de pagamento. Desconto dado no total sem ser distribuído entre os itens é a origem mais comum dessa divergência.

A conferência que evita quase tudo

Duas listas resolvem a maior parte dos casos. A primeira é da empresa e você confere uma vez: CNPJ, inscrição estadual, endereço com município, CSC cadastrado e certificado dentro da validade.

A segunda é do catálogo e você confere por produto: NCM com oito dígitos, CFOP, código de tributação compatível com o regime e origem da mercadoria preenchida.

O ganho de fazer isso antes é mostrar todas as pendências de uma vez. Descobrir uma por tentativa transforma quinze problemas em quinze idas ao balcão.

Contingência: o que fazer quando a internet cai

A NFC-e depende de conexão. Vale combinar com antecedência o que a equipe faz quando a autorização não volta, para a decisão não ser tomada no susto com fila na loja.

Próximo passo

Se você está montando essa conferência agora, comece pela lista da empresa, que é curta e resolve de uma vez. Para ver como organizamos produto, venda e histórico, veja sistema para ótica.