Trocar de sistema na ótica sem perder histórico: roteiro de migração

Muita ótica fica anos em um sistema ruim por medo de perder o histórico. O medo é legítimo e o risco é gerenciável, desde que a migração seja tratada como projeto de duas semanas e não como troca de um dia para o outro.

Decida o que realmente precisa ir

Nem tudo merece migrar. Em geral vale levar cadastro de clientes, histórico de grau, catálogo de produtos e títulos em aberto.

Vendas antigas já fechadas e liquidadas raramente precisam estar no sistema novo. Elas precisam estar acessíveis, o que é diferente. Um relatório exportado e guardado resolve.

A ordem que reduz risco

Clientes primeiro, porque tudo depende deles. Produtos depois. Histórico de grau em seguida, vinculado aos clientes já migrados. Financeiro em aberto por último, o mais perto possível da virada.

Migrar financeiro cedo demais garante divergência, porque a operação continua acontecendo no sistema antigo enquanto isso.

Limpe antes de migrar, não depois

Base com cliente duplicado, telefone errado e produto inativo vai chegar do outro lado exatamente igual. Migração não conserta dado ruim, ela multiplica.

Dedique um dia a deduplicar clientes e desativar produtos que não vende mais. É o melhor investimento de tempo do projeto inteiro.

Valide com amostra, não com fé

Depois de importar, escolha vinte clientes conhecidos e confira um a um: dados, histórico, grau. Se os vinte estão certos, a chance de a base estar boa é alta. Se dois estão errados, pare e investigue antes de continuar.

O período de convivência

Manter os dois sistemas por algumas semanas parece retrabalho e é seguro. Lance no novo e mantenha o antigo acessível para consulta. Só desligue o antigo quando ninguém precisar dele por duas semanas seguidas.

Não lance em ambos. Duplicar lançamento gera divergência e ninguém sabe qual está certo.

Escolha a semana certa

Virada em véspera de data comercial forte é como escolher o pior dia possível. Prefira período de movimento menor, com a equipe descansada.

O que perguntar ao fornecedor novo

Como ele recebe os dados, que formato aceita, quem faz a importação e o que acontece se a validação apontar problema. Fornecedor que responde isso com clareza já reduziu metade do seu risco.

Próximo passo

Exporte hoje a sua base de clientes do sistema atual, mesmo sem decidir trocar. Se você não consegue exportar, essa é a informação mais importante sobre o seu fornecedor atual. Fale com a gente em contato ou conheça o sistema para ótica.