Inventário na ótica sem fechar a loja: roteiro de contagem rotativa

Inventário anual é o pior formato possível para ótica. Junta tudo em um dia, exige fechar ou virar a noite, e quando a divergência aparece ninguém lembra o que aconteceu em março.

Por que a contagem rotativa ganha

Você divide o estoque em blocos e confere um bloco por semana. Cada contagem leva minutos, cabe em um horário fraco do dia e não exige mobilizar a loja inteira.

A vantagem maior não é o conforto, é o tempo de reação. Divergência encontrada na mesma semana ainda tem rastro: dá para lembrar da venda, achar o pedido, corrigir o registro. Divergência de dez meses atrás vira só ajuste.

Como dividir os blocos

Divida por localização física, não por categoria no sistema. Vitrine da frente, expositor lateral, gaveta de reposição, estoque do fundo. Quem conta precisa olhar para uma área contínua, sem caçar item pela loja.

Se um bloco leva mais de quinze minutos, ele está grande demais. Divida de novo.

O roteiro da contagem

Conte primeiro, compare depois. Quem conta com a lista na mão tende a confirmar o que está escrito em vez de ver o que está lá. Anote o que existe, e só então confronte com o registro.

Duas pessoas contando a mesma área em casos de alto valor vale o tempo. Para o resto, uma pessoa basta.

O que fazer com a divergência

Divergência não é acusação, é informação. Registre o que faltou ou sobrou, a data e a hipótese de causa. Depois de dois meses de contagens você tem um padrão, e o padrão aponta o processo quebrado.

As causas mais frequentes em ótica são armação que saiu para montagem sem baixa, troca com fornecedor não registrada e venda com desconto lançada como outro item.

Com que frequência

Um ciclo completo por trimestre atende a maior parte das óticas. Itens de alto valor merecem frequência maior, e itens parados podem entrar no ciclo mais longo. Frequência única para tudo desperdiça tempo em item barato e deixa item caro sem vigilância.

Próximo passo

Desenhe os blocos em uma folha antes de contar qualquer coisa. Se o desenho não couber em uma página, a loja está dividida em blocos grandes demais. Para ver como acompanhamos produtos e movimentação, veja sistema para ótica.